Bedienungsanleitung
Version 1.0: [05.08.2021]
1. Registrieren
Registrieren Sie sich mit einer E-Mailadresse und einem Passwort. Bestätigen Sie die E-Mailadresse in dem erhaltenen Mail «E-Mail-Adresse für Online WPK bestätigen». Sollten Sie kein Mail erhalten haben, prüfen Sie bitte Ihren Spamordner.
2. Anmeldung
Bei der ersten Anmeldung müssen Sie Ihre Firmeninformationen hinterlegen. Erfassen Sie folgende Angaben:
- Firmenname (Rechnungsadresse)
- Handelregisternummer/Unternehmens-Identifikationsnummer (UID)
https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/register/unternehmensregister/unternehmens-identifikationsnummer.html - Falls vorhanden ihre Webseitadresse
- Ihr Firmenlogo (Wird für das Layout des WPK-Handbuches verwendet)
- Adresse des Unternehmens (Rechnungsadresse)
- Herstellwerk (Kann identisch mit dem Firmennamen sein)
- Falls mehrere Herstellwerke vorhanden sind, können Sie weitere Werke später erfassen
- Adresse des Herstellwerks (Kann identisch mit dem Firmennamen sein)
3. Benutzerprofil anpassen
Unter ihrem Benutzerprofil (oben rechts) können weitere Angeben zum Benutzer hinterlegt sowie das Passwort geändert werden.
4. Herstellerwerke hinzufügen/bearbeiten
Unter Herstellwerke können weitere Werke erfasst oder bestehende Informationen geändert werden.
5. Firmendaten bearbeiten
Unter Herstellwerke à Firma können die Frimenangaben inkl. Firmenlogo geändert werden.
6. Neues Handbuch eröffnen
Klicken Sie auf neues Handbuch hinzufügen und führen Sie folgende Schritte aus:
- Sprache wählen: In welcher Sprache soll dieses Handbuch verfügbar sein?)
- Name: Name Ihres WPK-Handbuches
- Herstellwerk: Falls Sie mehrere Herstellwerke erfasst haben, wählen Sie für welches Werk das neue Handbuch erstellt wird. (Pro Herstellwerk muss ein eigenes Handbuch erstellt werden).
- Produkteauswahl: Wählen Sie hier, für welche Norm und welche Ausprägung bzw. WPK-Variante sie Ihr Handbuch benötigen. (Die Produkte mit einem «CH-» sind nur in der Schweiz anwendbar).
Bitte beachen Sie: Die Produkte/Varianten können nach Erstellung des Handbuches nicht mehr geändert werden! Bei einer falschen Auswahl muss das entsprechende Handbuch gelöscht und neu erstellt werden! - Berater: Wählen Sie Ihren persönlichen WPK-Berater (nachträglich editierbar). Ausgewählte Berater erhalten Lese- und Schreibzugriff auf Ihr Handbuch und können Kommentare zu einzelnen Punkten verfassen. (Allfällige Dienstleistungskosten sind nicht in der Lizenzgebühr inkludiert und müssen mit dem entsprechenden Berater bilateral geklärt werden.)
- Zertifizierer/Fremdüberwachung: Bei einer allfälligen Fremdüberwachung Ihrer WPK, wählen Sie die gewünschte Zertifizierungsstelle (nachträglich editierbar). Ausgewählte Zertifizierungsstellen erhalten Lesezugriff auf Ihr Handbuch und können Kommentare zu einzelnen Punkten verfassen. (Anfallende Zertifizierungskosten sind mit der entsprechenden Zertifizierungsstelle bilateral zu klären.)
Nach Erstellung eines Online WPK-Handbuches werden Sie via Mail benachrichtigt und Ihr Handbuch erscheint unter den Handbüchern.
7. Löschen eines Handbuches
Solange das Handbuch im Entwurf-Status ist, kann dies unter den «drei Punkten im Kreis» jederzeit und innerhalb von 10 Tagen ohne Kostenfolge gelöscht werden.
8. Einstellungen des Handbuches
Die Einstellungen wie z.B. Herstellwerk, Beraterzugriff, Fremdüberwacher finden Sie unter dem jeweiligen Handbuch in den Einstellungen. à Das Handbuch mit dem «Pfeil im Kreis» anwählen und unter Einstellungen.
9. Kommentarübersicht eines Handbuches
Falls Sie das Handbuch an Berater und/oder Zertifizierer freigegeben haben, werden die online Kommentare, welche durch Sie oder der Berater/Zertifizierer bei einzelnen Abschnitten hinterlegt wurden, als Übersicht dargestellt werden. à Das Handbuch mit dem «Pfeil im Kreis» anwählen und unter Kommentare.
10. Bearbeiten einzelner Formulare
Um ein Formular zu bearbeiten wählen Sie in der Formularübersicht das entsprechende Formular mit dem «Pfeil im Kreis» aus.
11. Deaktivieren eines Formulars
Wenn ein optionales Formular nicht benötigt wird, kann es unter den «Punkten im Kreis» deaktiviert werden. Das entsprechende Formular ist in der Übersicht nun durchgestrichen und farblich inaktiv.
12. Aktivieren eines deaktivierten Formulars
Falls Sie ein deaktiviertes Formular wieder aktivieren wollen, kann es unter den «Punkten im Kreis» aktiviert werden.
13. Formularvorlagen im Anhang
Falls vorhanden, sind Formularvorlagen im Anhang hinterlegt. Diese können unter den einzelnen Formularen im Ritter Anhänge heruntergeladen oder ausgefüllte Formulare wieder hochgeladen werden.
14. Eigene Anhänge
Pro Formular können beliebig viele Anhänge hinterlegt werden. Diese können unter den einzelnen Formularen im Ritter Anhänge hochgeladen oder unter den «drei Punkte im Kreis» wieder gelöscht werden. Sind eigene Anhänge einem Formular hinterlegt, erscheint in der Formularübersicht eine Klammer. Falls Sie das Handbuch an Berater und/oder Zertifizierer freigegeben haben, können sämtliche Anhänge von allen Parteien eingesehen werden.
15. Drucken des gesamten Handbuches
In der Formularübersicht kann das gesamte Handbuch ausgedruckt werden. Unter «drucken» wird ein neues Browserfenster mit der entsprechenden Druckvorschau geöffnet. Drucken Sie nun das Handbuch über Ihren Browser aus. à Menü Drucken. (In der Druckvorschau sind die Hinweisfelder sowie die nicht aktivierten Checkboxen noch sichtbar, welche jedoch nicht ausgedruckt werden.)
16. Druckereinstellungen
Für einen korrekten Ausdruckes des Handbuches oder des einzelnen Formulars kontrollieren Sie Ihre Druckereinstellungen des Browsers. Aktivieren Sie folgende Kriterien: Hintergrundfarben drucken, Hintergrundbilder drucken. Deaktivieren Sie bei Bedarf: Kopf-/Fusszeilen drucken.
17. Handbuchstatus
Der effektive Handbuchstatus wird automatisch vergeben.
- Entwurf: Sobald Sie ein Handbuch hinzugefügt haben ist dieses im Entwurfsstatus und kann bearbeitet kopiert und gedruckt werden. Anhänge können verwendet oder hochgeladen werden.
- Publiziert: Das Handbuch ist nun gültig und es können keine Inhaltlichen Änderungen mehr vorgenommen werden. Anhänge können weiterhin verwendet oder hochgeladen werden. Das Handbuch kann gedruckt, kopiert und eine neue Version erstellt werden.
- Zertifizierung erfolgreich: Sobald Sie eine Zertifizierung hinterlegt haben, wird der Status vergeben. Das Handbuch kann weiter eingesehen und Anhänge können weiterhin verwendet oder hochgeladen werden. Das Handbuch kann gedruckt kopiert und eine neue Version erstellt werden.
- Deaktiviert: Das Handbuch wurde deaktiviert und es fallen keine weiteren Lizenzgebühren mehr an. Das Handbuch kann nicht mehr eingesehen, gedruckt und kopiert werden.
18. Handbuch Publizieren
In der Formularübersicht kann das Handbuch publiziert werden. Bestätigen Sie die Publikation. Das Handbuch hat erst mit der Publikation seine Gültigkeit. Publizieren Sie das Handbuch jedoch erst, wenn es durch den Verantwortlichen abgenommen ist, oder vor einer allfälligen Fremdüberwachung.
19. Zertifizierung hinterlegen
Eine Zertifizierung für ein Handbuch kann erst nach einer Publikation hinterlegt werden. In der Formularübersicht kann unter «Zertifizierung hinterlegen» eine Zertifizierung hinterlegt werden. Hinterlegen Sie folgende Angaben:
- Erfolgreich zertifiziert: Ja/Nein
- Zertifizierung gültig bis: Datum
- Zertifizierungsnummer: Vom Fremdüberwacher erteilte Nummer
20. Handbuch deaktivieren
Unter der Formularübersicht im Ritter Einstellungen kann ein Handbuch deaktiviert werden. Somit werden keine weiteren Lizenzgebühren mehr fällig. Das Handbuch ist jedoch nicht mehr einsehbar und kann nicht mehr ausgedruckt werden. Dieser Schritt kann nur durch den Support mit Kostenfolge rückgängig gemacht werden.
21. Kopieren eines Handbuches/neue Version erstellen
Für die weitere Bearbeitung eines publizierten Handbuches muss es zuerst kopiert werden. Kopieren Sie ein Handbuch in der Handbuchübersicht mit den «drei Punkten im Kreis». Es wird einen neuen Entwurf aus dem publizierten erstellt. Alle Inhalte werden übernommen.
22. Handbucharchiv
Sobald ein publiziertes Handbuch kopiert und die neue Version wieder publiziert wurde, wird die alte Version ins Archiv verschoben und ist unter der Handbuchübersicht in dem Ritter Archiv hinterlegt.
23. Formularinhalt bearbeiten
- Hinweise: Blau hinterlegte Hinweise sind keinen Bestandteil des WPK-Handbuches und dienen lediglich zum Verständnis oder als Umsetzungshinweise. Diese Hinweise sind in der Druckvorschau noch sichtbar, werden jedoch nicht ausgedruckt.
- Texte: Alle Inhalte, welche bearbeitet werden dürfen/sollten, können beliebig abgeändert oder ergänzt werden.
- Checkboxen: Aktivieren Sie die Ihren Gegebenheiten entsprechenden Checkboxen oder fügen Sie zusätzliche Auswahlfelder hinzu. Diese können durch das «minus im Kreis» wieder entfernt werden. Es werden nur die aktivierten Checkboxen ausgedruckt.
- Kommentare: In jedem Abschnitt können Kommentare hinterlegt werden. Falls Sie das Handbuch an Berater und/oder Zertifizierer freigegeben haben, werden sämtliche Kommentare für alle Parteien sichtbar. Ebenfalls können Berater/Zertifizierer Kommentare hinzufügen, welche für alle Parteien sichtbar sind.
24. Drucken einzelner Formulare
Wenn ein Formular angewählt ist, kann dies einzeln ausgedruckt werden. Unter «drucken» wird eine neues Browserfenster mit der entsprechenden Druckvorschau geöffnet. Drucken Sie nun das Formular über Ihren Browser aus. à Menü-Drucken. (In der Druckvorschau sind die Hinweisfelder sowie die nicht aktivierten Checkboxen noch sichtbar, welche jedoch nicht ausgedruckt werden.)
25. Druckereinstellungen
Für einen korrekten Ausdruckes des Handbuches oder des einzelnen Formulars kontrollieren Sie Ihre Druckereinstellungen des Browsers. Aktivieren Sie folgende Kriterien: Hintergrundfarben drucken, Hintergrundbilder drucken. Deaktivieren Sie bei Bedarf: Kopf- Fusszeilen Drucken.
